Was macht eigentlich ein Ideenmanager*in?

Von Denny Kondic
Es gibt nichts Schöneres in unserem Beruf, als die Frage „was machst du beruflich?“ Auf diese Frage warten wir, endlich mal wieder jemand den du erklären kannst, was du machst. Der erste Versuch ist dann, „Ideenmanager….“, dann merkst du gleich, dein Job kennt doch keiner. Außerhalb von deinem Unternehmen oder deinem Netzwerk, findest du selten jemanden der weiß, welche Aufgabe ein Ideenmanager hat. Dann versuchst du es noch einmal, „ein Ideenmanager sorgt dafür, dass keine guten Ideen im Unternehmen verloren gehen.“ Du schaust deinem Gegenüber in die Augen und merkst gleich, das war nichts, er weiß immer noch nicht, was du machst. 

Ideenmanager als Vollzeitaufgabe gibt es noch gar nicht so lang, bei mir war es 2002 so weit. Die Stelle wurde aus Teilzeit in Vollzeit umgewandelt, weil man erkannt hat, welchen Nutzen man dadurch hat. Ursprünglich, als Beauftragter für das betriebliches Vorschlagswesen ernannt, konzentrierte sich die Aufgabe auf das Sammeln und Weiterleiten von Verbesserungsvorschlägen. Kein Wunder, das man mit solchen Vorschlagswesen wenig Erfolg hatte.

Bei den Aufgaben eines Ideenmanager gibt es große Unterschiede. Es richtet sich nach Anzahl der Ideenmanager im Unternehmen und Investitionen, die man für sein Ideenmanagement ausgeben will. Davon hängt aber auch der Erfolg im Ideenmanagement ab. In manchen Unternehmen werden die Aufgaben auf verschiedene Ideenmanager verteilt oder ein Teil davon an die Führungskräfte delegiert. Das nennt man dann Führungskräfte Modell. In kleineren und mittelständischen Unternehmen sieht es anders aus, alle Aufgaben werden von einem Ideenmanager übernommen.

Erfassen und bearbeiten von Ideen
Die Arbeit eines Ideenmanager ist in Vergleich zu Aufgaben eines Beauftragten vielfältiger geworden. Auf die Routinearbeiten kann man leider immer noch nicht ganz verzichten, die Verwaltung von Ideen ist heute weitgehend digitalisiert. Das sorgt für Revisionssicherheit und Nachhaltigkeit bei der Umsetzung. Bei einem QM-Audit, kann man sehr leicht die Nachhaltigkeit durch Ideenmanagement nachweisen.

Die Routinearbeiten, die ein Ideenmanager immer noch machen muss, sind:

• Ideen auf die Vollständigkeit prüfen,
• prüfen, ob die gleiche Idee bereits vorliegt (Erstrecht),
• richtigen Experten, Entscheider und Realisierer für die Weiterbearbeitung aussuchen.

Hier ist eine Expertendatenbank sehr hilfreich, damit kann man den bürokratischen Aufwand minimieren und die Bearbeitungszeit beschleunigen.

Nach der Entscheidung oder Realisierung:

• Die Beurteilung, Berechnung oder Bewertung der Idee auf Vollständigkeit prüfen und bei Bedarf neu anfordern.

Dafür sind die betriebswirtschaftlichen Kenntnisse und soziale Kompetenz erforderlich.

Letzter Schritt, Idee abschließen:

• Abschlussbescheid generieren und an den Einreicher weiterleiten,
• Auszahlung der Prämie veranlassen.

Die nächste Aufgabe ist, das Ideen Ausschuss (früher Kommission) zu leiten. Der kommt dann zusammen, wenn ein Einspruch vorliegt. Bei einer Reklamation führt der Ideenmanager zuerst ein Klärungsgespräch mit den beiden Parteien, das reicht in meisten Fällen, um das Problem zu lösen. Wird eine gute Feedback Kultur im Unternehmen gelebt, gibt es auch weniger Einsprüche. Kann das Problem nicht gelöst werden, beruft der Ideenmanager das Ideen Ausschuss als letzte Instanz für den Einspruch.

Controlling

Unter Controlling versteht man:

• Überprüfung der Vollständigkeit der Bewertungen,
• Plausibilitätsprüfung des Nutzens,
• Wirksamkeitsüberprüfung der Einsparung ab einer bestimmten Summe veranlassen,
• Terminverfolgung,
• sicherstellen der Richtlinien und gesetzliche Vorschriften.

Trotz einer Software mit einem Mahnsystem ist es bei der Verfolgung von Terminen, immer wieder erforderlich händisch einzugreifen. Mahnsystem sehe ich eher als Reminder, also eine Erinnerung, dass man ein Termin hat. Durch das Mahnsystem kann nicht sichergestellt werden, dass alle Termine eingehalten werden. In unserem Unternehmen hat sich beim Rückstand, ein persönlicher Termin mit dem Verantwortlichen bewährt. Bei diesem Termin wurden die Ideen gemeinsam bearbeitet, was sich als sehr erfolgreich erwiesen hat. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit hat sich innerhalb von 12 Monaten, von 120 auf 40 Tage reduziert. Der Aufwand für die Nacharbeit (Mahnungen, Beschwerden und Einsprüche) wurde dadurch auch kleiner. Das Coaching der Führungskräfte und Ideen Verantwortlichen hat dazu beigetragen, dass wir eine viel bessere Qualität bei den Beurteilungen und Berechnungen bekommen haben. Ein weiterer positiver Effekt war, dass die Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen auch besser geworden ist, aus „Feinden wurden Freunde“.

Das sind drei sehr wichtige Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Ideenmanagement.

Prozesssteuerung

Damit ein Ideenmanagement erfolgreich läuft, muss der Ideenmanager den Prozess aktiv steuern, Ideen nur verwalten war gestern. Dafür hat er die notwendigen Kennzahlen (Cockpitchart) erstellt, die er laufend beurteilt. Bei auftretende Abweichung werden die Korrektur Maßnahmen entwickelt und umgesetzt. Mögliche Maßnahmen sind z. B. Aktionen, Workshops, Mitarbeiterbefragung, Sonderverlosung durchführen.

Eine weitere Aufgabe ist es, die Kennzahlen zur betriebswirtschaftlichen Beurteilung des Ideenmanagements zu erstellen und zu verfolgen. Über die Entwicklung der Kosten wird regelmäßig berichtet und die Abweichung beurteilt.

Weiterentwicklung des Systems

Eine sehr wichtige Aufgabe ist die Weiterentwicklung des Systems. Ein System kann noch so gut sein, aber bei dem Tempo wie sich die Arbeitswelt verändert, darf man sich im Ideenmanagement nicht ausruhen. Ein Ideenmanager muss immer auf den neusten Stand sein und bereit sein sich selbst weiter zu entwickeln. Dafür eignen sich die Deutschlandkonferenz und die Fachtagung sehr gut. Beide werden von dem Deutschen Institut für das Ideen- und Innovationsmanagement ausgerichtet. Eine weitere gute Möglichkeit ist, der Erfahrungsaustausch in regionalen Arbeitskreisen und im digitalen Netzwerken. Für mich sind das die einzigen Weiterbildungsmaßnahmen und ein Muss.

Schulung und Qualifizierung

Dazu gehört die Schulung neuer Mitarbeiter, Auszubildenden, Führungskräften und Ideenverantwortlichen. Ganz wichtig dabei ist, dass man nicht nur das System erklärt, sondern auch für die Motivation sorgt. Das Coaching der Führungskräfte, besonders in der Anfangsphase, gehört auch zu den Leistungen, die ein Ideenmanager anbieten soll. Das Verbessert die Zusammenarbeit und minimiert die Nacharbeit, die durch schlechte Beurteilungen und Bewertungen entstehen.

Marketing und Kommunikation

Marketing und Kommunikation sind die wichtige Bestandteile unserer Aufgabe. Wer es nicht betreibt und wenig kommuniziert hat von Anfang an verloren. Es nutzt dir nichts, wenn du gute Arbeit leistest und keiner weiß was davon.

Was gehört alles dazu?

• Artikel und Beiträge aus eigenem Erfahrungsbereich verfassen und in der Papierform und Intranet publizieren,
• Information- und Trainingsveranstaltungen intern/extern durchführen und kommunizieren,
• Visualisierung von Ideenmanagement relevanten Themen, in Infomärkten.

Das war gestern, kann zum Teil immer noch praktiziert werden, bringt aber wenig Erfolg. Es ist eine Kommunikation die wie eine Einbahnstraße funktioniert, die kommt nur aus einer Richtung und es kann kein Dialog entstehen. Heute sieht die Kommunikation anders aus. Die meisten Unternehmen haben bereits ein soziales Intranet, der die zeitgemäße Kommunikation möglich macht. Es ist eine Kommunikation auf Augenhöhe, sie ist ehrlich, aktuell und für jeden verständlich. So geht heute Kommunikation. 

Was macht der Ideenmanager noch? Er vertritt sein Unternehmen bei den Arbeitskreisen, Konferenzen und bei der Interessengemeinschaft und ist der Ansprechpartner für alle Fragen des Ideenmanagements gegenüber den Kunden und Externen. Er ist die beste Werbung für sein Unternehmen!

Motivation

Wer als Ideenmanager nicht in der Lage ist die Mitarbeiter zu motivieren, ist falsch auf dem Platz. Du musst zeigen, dass du selbst von der Methode  überzeugt bist, sonst bist du nicht glaubwürdig. „Du muss die Fackel sein, die das Feuer entfacht.“ Da hilft nur eins, „go to Gemba“, sei dort präsent, wo die Mitarbeiter sind. Ich habe mir zu Regel gemacht, möglichst oft die Tour durch das Unternehmen zu machen und den Dialog zu suchen.

Fazit

Beim Verfassen von dem Beitrag ist mir bewusst geworden, wie viele Aufgaben auf einen Ideenmanager zukommen, es sind schon sehr viele. Die meisten Kolleginnen und Kollegen bekommen einfach nicht die Zeit und das Budget, um das alles leisten zu können. Wer aber Erfolg haben will, muss auch professionell arbeiten können! 

Jetzt seid ihr dran, habe ich etwas vergessen? Wie seht ihr eure Aufgabe? 
Ich bin gespannt auf eure Kommentare und Beiträge. 

*Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen verwendet. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein."